tugas resume pengantar bisnis BAB 5

BAB 5
DISAIN DAN PERILAKU ORGANISASI


PENGERTIAN ORGANISASI
Apakah yang Dimaksud dengan Organisasi
Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai berikut:
Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.
Definisi organisasi itu mencakup tiga elemen pokok, yaitu: (1) interaksi manusia, (2)
kegiatan mengarah pada tujuan, dan (3) struktur.
Untuk sebuah perusahaan yang kecil, fungsi pengorganisasian itu sangatlah sederhana. Jika perusahaan semakin besar, maka kebutuhan akan organisasi juga meningkat.


ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL
Organisasi Formal
Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggung-jawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.
Organisasi formal menawarkan bidang-bidang tetap (relatif) yang masing-masing
orang bekerja pada bidang tanggung jawabnya sendiri. Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihat pada bagan organisasi. Sedangkan organisasi informal tidak. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah (1) wewenang, (2) tanggung jawab, (3) pertanggung-jawaban, (4)delegasi, dan (5) koordinasi.

Organisasi Informal
Organisasi informal adalah suatau jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.
Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut
ke mulut. Sistem komunikasi ini dinamakan sistem tanaman rambat. Informasi yang disampaikan dapat berlebihan, kurang tepat, kurang terpercaya, atau dapat juga terpercaya.

Sentralisasi VS Desentralisasi
Organisasi yang Disentralisir
Organisasi manajemen yang disentralisir merupakan sebuah sistem yang wewenang serta pengendaliannya dipegang di suatu pusat, biasanya eksekutif puncak. Kebaikan disentralisir adalah: (1) bahwa pengendalian yang lebih efektif dapat dilakukan, (2) cenderung memperpendek jangka pengambilan keputusan, dan (3) memungkinkan bagi seluruh unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan yang seragam.
Sedangkan keburukannya antara lain: (1) jika perusahaan berkembang dengan pesat, maka beban kerja pada eksekutif puncak menjadi terlalu banyak, (2) organisasi yang disentralisir hanya memberi pengalaman sedikit kepada para manajer muda dalam pengambilan keputusan.
Organisasi yang Didesentralisir
Manajemen yang didesentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi. Dalam desentralisir, para manajemen bawah mendapat kesempatan untuk menunjukkan kemampuannya.


STRUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNANNYA
Pembentukan Struktur Organisasi
Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap
Organisasi, yaitu:
1. Interaksi kemanusiaan
2. Kegiatan yang terarah ke tujuan
3. Struktur
Manajemen harus mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.

Hierarki Tujuan
Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai
tujuan-tujuan khusus yang ditetapakan untuk masing-masing karyawan. Jumlah jenjang dalam hierarki bergantung pada besarnya dan kekomplekan perusahaan. Perusahaan yang lebih kecil biasanya mempunyai jenjang lebih sedikit dibanding perusahaan besar.

Departementalisasi
Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organisasi. Kegiatan ini berupa produksi, pemasaran, pembelanjaan, dan personalia. Masing-masing kegiatan ditugaskan ke departemen yang berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan karyawannya.

Wewenang dan Tanggung Jawab
Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan disebut pendelegasian. Manajer memberi tanggung jawab dan wewenang kepada bawahan. Setelah melakukan tugas sesuai wewenang dan tanggung jawabnya, bawahan harus memberikan pertanggung-jawaban pada atasan.

Berapa Banyak Bawahan yang Harus Ada di Bawah Seorang Manajer?
Rentangan pengendalian (span of control) merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer. Banyak pendapat yang menyatakan bahwa manajemen puncak sebaiknya membawahi secara langsung bawahan sebanyak antara empat sampai delapan orang.
Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah:
1. Jenis pekerjaan
2. Pelatihan karyawan
3. Kemampuan manajer
4. Efektifitas komunikasi.

Menjamin Komunikasi yang Efektif
Komunikasi merupakan tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Akan
tetapi masalah komunikasi akan semakin banyak seiring dengan tumbuhnya organisasi.

Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu
Dengan meningkatnya kekomplekan dan ukuran organisasi muncul kecenderungan
untuk menambah personalia atasan dan spesialis. Seorang filusuf dan sejarahwan Inggris bernama C. Northcote Parkinson menjelaskan kecenderungan tersebut dalam bukunya Parkinson’s Law : “Pekerjaan itu meningkat sedemikian rupa sehingga mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya”.
Menurut Parkinson penyebab kecenderungan ini terletak pada:
1. Keinginan manajer sendiri untuk membangun “kerajaan” dengan menambah bawahan.
2. kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesempatan kerja dari karyawan tambahan.
Untuk mencegah terjadinya ini diperlukan usaha dari manajemen puncak untuk tetap waspada dan memberikan perkiraan-perkiraan yang jujur menyangkut kebutuhan akan setiap posisi baru yang diajukan.

Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi
Bagan organisasi atau struktur organisasi adalah bagan yang menggambarkan
tentang hubungan antara orang-orang di dalam organisasi dan hubungan antar masing-masing kegiatan.
Pada pokoknya ada empat macam bentuk struktur organisasi, yaitu: organisasi garis
(line organization), organisasi garis dan staf (line and staf organization), organisasi fungsional (functional organization), komite (committee) dan organisasi matrik.

Organisasi Garis
Dalam struktur organisasi garis, kekuasaanmengalir secara langsung dari Direktur ke
Kepala Bagian dan kemudian terus ke karyawan-karyawan di bawahnya.
Organisasi ini biasanya hanya dipakai oleh perusahaan-perusahaan kecil.
a. Kebaikan Organisasi Garis
 Adanya kesatuan dalam pimpinan dan pemerintah.
 Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan.
 Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah.
 Menghemat biaya.
b. Keburukan Organisasi Garis
 Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan.
 Tidak adanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efisien.
 Kurangnya kerjasama di antara masing-masing bagian.

Organisasi Garis dan Staf
Organisasi ini merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan
adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dari perusahaan. Tipe organisasi ini lebih baik dipakai untuk perusahaan sedang dan besar.
a. Kebaikan Organisasi Garis dan Staf
 Pimpinan lebih leluasa memberikan saran terhadap tugas khusus di luar bagiannya.
 Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan.
 Staf dapat mendidik para petugas.
 Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga aliran kekuatannya jelas.
b. Keburukan Organisasi Garis dan Staf
 Kadang-kadang staf tidak lagi memberi saran tetapi perintah.
 Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya pada staf daripada atasannya.
 Staf dapat ikut disalahkan jika saran yang diberikan tidak memperoleh hasil.

Organisasi Fungsional
Dalam organisasi fungsional, masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan/pekerja mempunyai beberapa pimpinan. Bentuk ini lebih menekankan pada pembagian fungsi. Oleh karena itu bentuk ini sulit dan jarang sekali dipakai.
a. Kebaikan Organisasi Fungsional
 Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antar tugas dan keahliannya.
 Tugas para manjer menjadi lebih ringan.
b. Keburukan Organisasi Fungsional
 Membingungkan para pekerja.
 Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan.
 Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi.
 Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan diantar para manjer.

Organisasi Komite
Komite sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan
dalam perusahaan. Untuk membentuk komite harus memperhatikan syarat-syarat berikut ini :
1. Suasananya santai dan bersifat informal
2. Semua anggota komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya
3. Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya
4. Masing-masing anggota komite bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain
5. Keputusan diambil secara konsensus
6. Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat
7. Ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain
a. Kebaikan Komite
 Merupakan forum untuk saling bertukar pendapat di antara beberapa anggota
 Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik
 Menciptakan koordinasi yang lebih baik
 Meningkatkan pengawasan, karena komite berhubungan langsung dengan para pelaksana
b. Keburukan Komite
 Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya
 Keharusan untuk berkompromi
 Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi
 Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan

Organisasi Matriks
Organisasi matrik, juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan
sebagai struktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.
Dalam organisasi seperti itu beberapa anggota organisasi memberikan laporan kepada
dua atasan, bukannya satu atasan seperti bentuk yang tradisional.
a. Kebaikan Organisasi Matrik
 Luwes
 Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik.
 Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi yang ada.
b. Keburukan Organisasi Matrik
 Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional (satu atasan untuk masing-masing individu)
 Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda
 Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer-manajer bagian lain


PERILAKU KEORGANISASIAN
Prediktor-prediktor penting dalam organisasi kerja meliputi kelompok kerja, motivasi,
sikap pekerjaan, dan kepemimpinan.

Kelompok Kerja
Kelompok kerja merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama
mempunyai pekerjaan serupa (umum) dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok. Kelompok tersebut dapat mengisi kebutuhan para anggotanya, kebutuhan-kebutuhan itu dapat berupa: (1) kebutuhan berkomunikasi, (2) kebutuhan mempertahankan harga diri dan kepentingan ekonomi, serta (3) kebutuhan akan perlindungan.
Keanggotaan dalam berbagai kelompok akan bergantung pada banyak hal, yaitu: (1)
keakraban satu sama lain, (2) kepentingan bersama, (3) pekerjaan serupa, dan (4) persahabatan.

Motivasi
Motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang
mereka lakukan. Karyawan dapat dimotivasi untuk bergabung dalam sebuah kelompok kerja jika mereka merasa bahwa kebutuhan pribadinya dapat lebih terpenuhi denagan cara seperti itu.
Jenjang Kebutuhan Karyawan
Teori motivasi dari Abraham H. Maslow (seorang ahli psikolog) menekankan dua ide
dasar yaitu:
1. Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia
2. Kebutuhan manusia dikelompokkan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncul dan memerlukan pemuasan
Kebutuhan pertama yang harus dipenuhi adalah kebutuhan fisiologis, seperti rasa lapar, haus, dan lelah. Setelah kebutuhan dasar terpenuhi, baru kemudian orang berusaha memenuhi kebutuhan yang berjenjang lebih tinggi, demikian seterusnya sampai kebutuhan paling tinggi terpenuhi, yaitu kebutuhan akan perwujudan diri.

Pekerjaan dan Sikap Jabatan
Perkembangan teknologi telah menyebabkan penggunaan mesin dan peralatan
otomatis yang lebih besar. Kecenderungan ke arah yang lebih otomatis di bidang manufaktur dan pertanian lambat laun akan mendapat tantangan dari serikat buruh, karena mereka merasa bosan dan tidak memperoleh kesempatan untuk menggunakan keterampilannya.
Oleh Musselmah dan Jackson, kepuasan jabatan dipandang sebagai indikator yang bermanfaat bagi manajemen untuk menentukan apakah terdapat bidang-bidang masalah dalam angkatan kerja organisasi. Kepuasan jabatan dikaitkan dengan perputaran dan absentiisme dalam angkatan kerja.

Kepemimipinan
Dalam perusahaan, kepemimipinan berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan
untuk melakukan pekerjaan. Manajer yang baik pasti akan mendapatkan hasil pekerjaan lebih banyak dari bawahannya dengan sikap sebagai pemimipin yang baik. Untuk mengetahui gaya kepemimipinan yang sesuai, mereka tidak hanya melihat posisinya sebagai manjer yang menghendakinya segalanya telah dilakukan, tetapi mereka harus pula belajar bekerja dalam struktur yang ada secara efektif.