resume pengantar bisnis BAB 4

BAB 4
MANAJEMEN UMUM

PENGERTIAN MANAJEMEN
Arti dan Fungsi Manajemen
Berikut ini definisi manajemen menurut Profesor Oei liang Lee “manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan, serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.”
Dari definisi tentang manajemen di atas, maka dapat disimpulkan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu:
1. perencanaan
2. pengorganisasian
3. pengarahan
4. pengkoordinasian
5. pengawasan
Semua fungsi ini dimaksudkan agar kegiatan apapun yang dilakukan dapat berjalan dengan baik, sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan perencanaan terlebih dahulu. Secara garis besar, perencanan menggambarkan tentang:
a. apa
b. bagaimana
c. mengapa dan
d. kapan akan dilakukan
Setelah perencanaan disusun, barulah ditetapkan siapa yang akan melakukan, bagaiman pembagian kerjanya, bagaimana wewenang, serta pertanggung-jawaban masing-masing kegiatan. Namun, walaupun sudah diorganisir di dalam suatu wadah organisasi, belum tentu kegiatan seseorang searah dengan yang lain. Oleh karena itu perlu diadakan pengarahan agar semuanya dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Untuk mencapai tujuan pasti ada kegiatan-kegiatan yang disatukan dalam suatu wadah yang disebut fungsi. Fungsi ini berbeda-beda sehingga perlu dikoordinasikan, supaya tidak terdapat kontradiksi antara fungsi satu dengan yang lain.
Waktu yang akan datang, yang penuh dengan ketidak-pastian menyebabkan terjadinya penyimpangan. Untuk menjaga agar penyimpangan ini tidak terlalu jauh maka diperlukan pengawasan/pengendalian.
Jenjang Manajemen
Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen,ketiga jenjang tersebut adalah:
a. Manajemen puncak
Sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci. Jenjang ini meliputi dewan direktur, direktur utama atau chief executive officer (CEO), dan pimpinan lain. Manajemen puncak bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting.
b. Manajemen Madya
Atau disebut manajemen administratif, meliputi pimpinan pabrik/ manajer divisi. Mereka yang bertanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi.
a. Manajemen Operasional
Sering disebut “supervisor garis-pertama” (first-line supervisor), mereka bertanggung jawab melakukan supervisi kepada karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN
Gerakan Manajemen Ilmiah
Sejak pemunculan bukunya tahun 1911, yang berjudul The Principles of Scientific Management, Frederick W. Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manjemen ilmiah. Di dalam bukunya, terdapat beberapa prinsip-prinsip manajemen yaitu:
Prinsip 1: semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menetukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.
Prinsip 2: orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.
Prinsip 3: kita dapat menjamin bahwa cara tebaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengandasr intensif, menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
Prisip 4: menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.

SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN
Sekolah Klasik (Classical School)
Sekolah klasik berawal dengan adanya formasi-formasi perusahaan besar. Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.
Sekolah Perilaku (Behavioral School)
Sekolah perilaku memusatakan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.
Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)
Sekolah manajemen ini melibatkan matematik dan statistik untuk menyelesaikan masalah-masalah operasional perencanaan dan pengendalian.
Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian-bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.
Manajemen Hasil
Manajemen hasil atau manajemen berdasarkan sasaran (management by objectives/MBO) adalah program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan. MBO memusatkan perhatian pada hasil, bukan perilaku yang diperlihatkan oleh karyawan. Program-program MBO dapat meningkatkan komunikasi antara bawahan dan atasan.
Adapun keburukan MBO antara lain:
 Untuk beberapa tugas, MBO sulit menentukan tujuan yang tepat.
 MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi.
 MBO seharusnya tidak dipandang sebagai suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen
 Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.

PERENCANAAN
Salah satu sifat utama fungsi perencanaan adalah mengarahkan tujuan. Adapun sifat-sifat lain fungsi perencanaan adalah; sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.
Bentuk-bentuk Perencanaan
a. Tujuan (Objective)
Tujuan merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.
b. Kebijakan (Policy)
Kebijakan adalah suatu pernyataan untuk menyalurkan pikirean dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.
c. Strategi
Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat.
d. Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang.
e. Aturan (Rule)
Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.
f. Program
Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran sehingga menciptakan tindakan.
Kegunaan Perencanaan
a. Mengurangi Ketidakpastian serta Perubahan pada Waktu Mendatang
Sebelum melakukan sesuatu untuk waktu yang akan datang, lebih dulu dibuat suatu pedoman atau standard dimana standard ini dapat dipakai sebagai ukuran.
b. Mengarahkan Perhatian pada Tujuan
Perencanaan dibuat untuk digunakan sebagai penentu arah dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
c. Memperingan Biaya
Dengan adanya perencanaan memungkinkan diadakan penghematan ongkos-ongkos, sebab kegiatan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.
d. Merupakan Sarana untuk Mengadakan Pengawasan
Hasil kerja yang telah dicapai seseorang sulit untuk diukur keefektifannya tanpa adanya perencanaan.
Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan
a. Menetapkan Tujuan
Tujuan menggambarkan tentang apa yang diharapkan dapat dicapai dan merupakan suatu titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan.
b. Menyusun anggapan-anggapan (Premissing)
Anggapan-anggapan yang dicari adalah anggapan yang diperkirakan dapat memberikan pengaruh terhadap suatu rencana, baik anggapan dari luar maupun dari dalam.
c. Menetukan Berbagai Alternatif Tindakan
Agar tujuan dapat tercapai sebaiknya dipilih cara-cara yang sesuai saja.
d. Mengadakan Penilaian terhadap Alternatif-alternatif Tindakan yang Sudah Dipilih
Disini dilakukan usaha-usaha untuk mencari alternatif mana yang akan memberikan hasil maksimal dengan pengeluaran tertentu.
e. Mengambil Keputusan
Setelah diadakan penilaian barulah diambil keputusan tentang alternatif mana yang diharapkan dapat mencapai tujuan.
f. Menyusun Rencana Pendukung
Rencana pendukung dibuat untuk membantu rencana awal yang telah dibuat.
Perencanaan Merupakan proses Pendekatan yang Rasional
Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan dapat dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan datang.
Jangka Waktu Perencanaan
Menurut jangka waktunya, perencanaan digolongkan menjadi tiga, yaitu:
a. Perencanaan jangka panjang
b. Perencanaan jangka menengah
c. Perencanaan jangka pendek
Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan
a. Sulitnya Mencari Anggaran Secara Teliti
Keadaan mendatang yang penuh dengan ketidak-pastian menyebabkan anggapan-anggapan yang tepat juga sulit ditentukan.
b. Perubahan yang Sangat Cepat
Perubahan yang terjadi terlalu cepat dapat menyebabkan berbagai kesulitan dalam menyusun suatu perencanaan.
c. Kekakuan Internal
Kekakuan yang berasal dari dalam organisasi/perusahaan, dapat berupa:
• Kekakuan Psikologis
Terkadang orang apabila sudah mempunyai suatu pendapat sulit untuk diubah, begitu pula dengan cara berpikirnya.
• Kekakuan Karena Adanya Prosedur dan Kebijakan
Sekali prosedur dan kebijakan dibuat dan dapat diterima oleh orang banyak, maka akan sulit untuk dubah.
• Kekakuan Sumber Daya dan Dana
Sekali modal ditanamkan pada aktiva tetap, kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan di waktu mendatang menjadi sanagt terbatas.
d. Kekakuan Eksternal
Berkaitan dengan masalah sosial-politik, teknologi, kebudayaan, geografi, perekonomian dan sebagainya.
e. Waktu dan Biaya
Banyaknya aktivitas seseorang membatasi tersedianya waktu untuk melaksanakan aktivitas lain, jadi waktu untuk perencanaan terbatas.Makin lama waktu yang dibutuhkan, makin besar pula biayanya.
Pengambilan Keputusan
a. Syarat Pengambilan Keputusan
 Harus berusaha mencapai suatu tujuan melalui tindakan positif
 Harus dapat mengetahui tujuan-tujuan yang dapat dicapai beserta kekurangannya
 Harus mampu untuk mengadakan analisis dan pernilaian berbagai alternatif
 Harus bersikap optimis dan kemauan yang kuat untuk memilih alternatif yang terbaik.
b. Alat Pengambilan Keputusan
(1)Operation research,(2) teori probabilitas,(3)linear programming, selain itu ada:
 Analisa Risiko
Setiap keputusan didasarkan pada interaksi beberapa variabel kritis,meliputi:
 Biaya pengenalan
 Biaya produksi
 Investasi modal yang dibutuhkan
 Harga
 Market share yang dapat dicapai
 Pohon Keputusan (Decision Tree)
Menganalisis dengan jalan melihat berbagai kemungkinan arah yang dapat diambil dari berbagai jenis keputusan

PENGORGANISASIAN
Pengertian
Pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok (personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik) sedemikian rupa, sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan.
Hubungan yang timbul dari organisasi dapat berbentuk:
a. Hubungan Informal
Meliputi: hubungan yang timbul tidak disengaja, hubungan di luar pekerjaan, dan hubungan lain yang bersifat tidak resmi.
b. Hubungan Formal
Merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja.
Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar, yaitu:
1) Tanggung Jawab
Tanggung jawab adalah kewajiban-kewajiban bagi individu untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan dengan cara sebaik mungkin.
2) Wewenang
Wewenang adalah hak untuk mengambil keputusan tentang apa yang harus dilakukan seseorang.
3) Pertanggung-jawaban
Pertanggung-jawaban merupakan kebalikan dari wewenang. Pertanggung-jawaban ini berasal dari bawahan.
Pola Hubungan antar Komponen Organisasi
Antar tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang serta pertanggung-jawaban mempunyai hubungan erat , dan berkaitan satu dengan yang lainnya.
Rentangan Kekuasaan
Rentangan kekuasaan ini disebabkan oleh adanya keterbatasan pada kemampuan seseorang. Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antar pimpinan dengan bawahan dipengaruhi beberapa faktor, antara lain:
a. Latihan dari Bawahan
Makin sempurna latihan yang diberikan kepada bawahan, makin mudah pula bagi bawahan tersebut untuk memahaminya, sehingga tidak perlu bertanya lagi tentang apa yang harus dikerjakan.
b. Pendelegasian Wewenang
Organisasi yang kurang teratur dapat memberikan pengaruh yang kurang menguntungkan terhadap frekuensi hubungan antara pimpinan dan bawahan.
c. Perencanaan
Biasanya tugas-tugas bawahan dalam perencanaan telah ditetapkan dengan harapan agar mereka mudah menghayatinya.
d. Teknik Komunikasi
Teknik komunikasi yang baik akan mempengaruhi rentangan kekuasaan yang ada.
Dasar-dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi
a. Didasarkan pada Suatu Angka, biasanya terdapat di bidang kemiliteran.
b. Didasarkan pada Waktu, biasa dipakai dalam pelaksanaan tugas-tugas di pabrik
c. Didasarkan pada Fungsi Perusahaan,
d. Didasarkan pada Luas Daerah Operasi
e. Didasarkan pada Jenis Barang yang Dihasilkan
f. Didasarkan pada Jenis Langganan
Karakteristik Struktur Organisasi
Memiliki dua karakteristik dasar, yaitu:
a. Keseimbangan dalam Organisasi
b. Fleksibel

PENGARAHAN
Prinsip-prinsip Pengarahan
a. Prinsip Mengarah Kepada Tujuan
b. Prinsip Keharmonisan Dengan Tujuan
c. Prinsip Kesatuan Komando
Cara-cara Pengarahan
a. Orientasi
b. Perintah
 Perntah umum dan khusus, perintah umum mempunyai sifat yang luas sedang perintah khusus bersifat lebih menitail.
 Perintah lisan dan tertulis, peintah tertulis memberikan kemungkinan waktu yang lebih lama dari perintah lisan.
 Perintah formal dan informal, perintah formal merupakan perintah sedangakan perintah informal lebih banyak mengandung saran.
 Delegasi wewenang, dalam delegasi ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimiliknya kepada bawahan.
Komunikasi
Agar komunikasi dapat lebih efektif dan efisien, perlu diperhatikan beberapa prinsip berikut:
1) Komunikasi harus jelas
2) Prinsip integritas
3) Prinsip penggunaan organisasi informal
Motivasi
Motivasi mempunyai dua macam bentuk yaitu motivasi positif dan motivasi negative.
a. Motivasi positif , mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu.
b. Motivasi negative, merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa.

PENGKOORDINASIAN
Prinsip-prinsip Koordinasi
a. Prinsip kontak langsung
b. Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi
c. Hubungan timbal balik di antara faktor-faktor yang ada
Pelaksanaan Fungsi Koordinasi
Untuk melaksanaan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara yaitu:
a. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.
b. Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi

PENGAWASAN
Pengertian
Membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan rencana, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan.
Langkah-langkah pengawasan
a. Menciptakan standard
b. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard
c. Melakukan tindakan koreksi
Syarat-syarat pengawasan yang baik